Princípios básicos da organização

Os neoclássicos dão algumas pinceladas adicionais no conceito de organização formal. A organização consiste em um conjunto de posições funcionais hierárquicas orientado para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. Os princípios fundamentais da organização formal são:

• divisão do trabalho.  
• especialização.  
• hierarquia.  
• amplitude administrativa.

Vejamos cada um desses princípios básicos:

Divisão do trabalho

O objetivo imediato e fundamental de toda organização é a produção de serviços.

Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas que o constituem. A divisão do trabalho começou a ser praticada a partir da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção pela fabricação maciça por meio da máquina em substituição ao artesanato e da aplicação da especialização do trabalhador na linha de montagem.

O importante era que cada pessoa produzisse a maior quantidade possível de unidades dentro de um padrão de qualidade, objetivo que somente poderia ser atingido por uma relativa automatização na atividade humana baseada na repetição constante da mesma tarefa.

Especialização
Como conseqüência do princípio da divisão do trabalho surge a especialização: cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas.

Niveis hierárquicos
Outra conseqüência do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização.

A pluralidade de funções imposta pela especialização exige o desdobramento da função de comando, cuja missão é dirigir todas as atividades para que elas cumpram harmoniosamente as respectivas missões. Isso significa que, além de uma estrutura de funções especializadas, a organização precisa também de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados. Daí o princípio da hierarquia: o princípio escalar. Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide a organização em camadas ou níveis de autoridade. Na medida em que se sobe na escala hierárquica, aumenta o volume de autoridade do administrador. Ao mesmo tempo em que diminui a necessidade de conhecimento técnico-operacional.

Autoridade
Para os clássicos, a autoridade é conceituada como um poder formal, ou seja, o direito de dar ordens, de comandar outros, para que executem ou deixem de executar algo, da maneira considerada, pelo possuidor dessa autoridade, como adequada para a realização dos objetivos da empresa ou do órgão. Fayol dizia que a “autoridade é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência”, conceituando-a como poder formal e poder legitimado. Assim, como condição básica para  a tarefa administrativa, a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados para que desempenhem atividades voltadas aoalcance dos objetivos da empresa.

A autoridade formal é um poder concedido pela organização ao indivíduoque nela ocupa uma determinada posição. Para os neoclássicos, autoridade é o direito formal e legítimo detomar decisões, transmitir ordens e alocar recursos para alcançar os objetivos desejados da organização.

A autoridade se distingue por três características:

1.  autoridade é alocada em posições da organização e não em pessoas. Os administradores têm autoridade devido às posições que ocupam. Outros administradores nas mesmas posições têm a mesma autoridade.

2.  autoridade é aceita pelos subordinados. Os subordinados aceitam a autoridade dos superioresporque acreditam que eles têm o direito legítimo, transmitido pela organização, de dar ordens e esperaro seu cumprimento.

3.  autoridade flui para baixo através da hierarquia verticalizada. A autoridade flui do topo até a baseda organização, e as posições do topo têm mais autoridade do que as posições da base.

Responsabilidade
A responsabilidade é o outro lado da moeda. Significa o dever de desempenhar a tarefa ou atividade para a qual a pessoa foi designada. O grau deautoridade é proporcional ao grau de responsabilidade assumida pela pessoa. Para os autores neoclássicos, a responsabilidade provém da relação superior-subordinado e do fato de alguém ter autoridade para exigir determinadas tarefas de outras pessoas. É a relação contratual pela qual o subordinado concorda em executar serviços em troca de retribuições ou compensação monetária. A autoridade emana do superior para o subordinado, enquanto a responsabilidade é a obrigação exigida do subordinado para que este realize tais deveres. Como se diz, a responsabilidade é delegada a subordinados, embora o que se delega é a autoridade e não somente a responsabilidade. Sobre este assunto há muita discussão e controvérsia.

Delegação
Delegação é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia.

Muitas organizações encorajam seus gerentes a delegar autoridade aos níveis mais baixos a fim de proporcionar o máximo de flexibilidade para satisfazer as necessidades do cliente e se adaptar ao ambiente.

As técnicas de delegação de autoridade são as seguintes:

• delegar a tarefa inteira, o gerente deve delegar uma tarefa inteira a uma pessoa, em vez de subdividi-la entre várias pessoas. isso dá a cada indivíduo a responsabilidade completa e aumenta sua iniciativa, enquanto proporciona ao gerente melhor controle sobre os resultados.

• delegar à pessoa certa. o administrador deve conciliar o talento da pessoa com a tarefa para que a delegação seja eficaz e avaliar os subordinados que são independentes nas decisões e que desejam assumir responsabilidades.

• delegar responsabilidade e autoridade. designar apenas as tarefas não constitui uma delegação completa. a pessoa deve ter responsabilidade para realizar a tarefa e autoridade para desempenhar a tarefa da maneira que julgar melhor.

• proporcionar informação adequada. a delegação deve incluir informação sobre o quê, por que, quando, onde, quem e como. o subordinado deve compreender a tarefa e os resultados esperados.

• manter retroação. retroação significa linhas abertas de comunicação com o subordinado para responder questões e proporcionar orientação, mas sem exercer controle. a retroação dá ao subordinado a pista certa, e as linhas abertas de comunicação aumentam a autoconfiança.

• avaliar e recompensar o desempenho. o administrador deve avaliar os resultados alcançados e não apenas os métodos. quando os resultados não alcançam as expectativas, o gerente deve mostrar os erros e conseqüências. quando alcançam ou ultrapassam as expectativas, o gerente deve recompensar o trabalho bem-feito com orgulho, recompensas financeiras e delegação de novas atividades.

Quanto maior a organização, maior o número de níveis hierárquicos de sua estrutura. A nivelação hierárquica representa a especialização da direção, ou seja, a distribuição da autoridade e responsabilidade nos níveis de organização. A estrutura formal é uma cadeia de níveis hierárquicos sobrepostos — a cadeia escalar descrita por Fayol — formando uma pirâmide, tendo a direção (nível institucional) no topo, os executores na base (nível operacional) e, no nível  intermediário, as camadas do meio do campo.

Atualmente, as organizações estão reduzindo seus níveis hierárquicos para enxugar a organização e
aproximar a base do topo e fazê-la mais ágil em um mundo repleto de mudanças.

Amplitude administrativa

Em decorrência do princípio da distribuição de autoridade e responsabilidade surge o conceito de amplitude administrativa (ou amplitude de comando ou amplitude de controle): significa o número de subordinados que o administrador pode dirigir. Quando o administrador tem muitos subordinados, sua amplitude de comando é grande e ampla.

A amplitude média adotada pela organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita com um maior número de níveis hierárquicos produz uma estrutura alta e alongada. Ao contrário, uma amplitude média larga com poucos níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional achatada e dispersada horizontalmente.

Este artigo foi escrito por Cláudio de Almeida Fernandes. Se você quiser ver seu artigo publicado aqui no Lider Nato entre em contato pelo email: contato@lidernato.com.br Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. Vá na pagina PUBLIQUE SEU ARTIGO e saiba mais.

Cláudio tem Doutorando em Administração pelo Programa Internacional de Pós-Graduação Avançada da Universidad de La Empresa (2009). Atua na área administrativa, comercial e financeira como Gerente Administrativo Financeiro. Professor Universitário de Graduação e Cursos Superiores Tecnológicos e Coordenador de Cursos Superiores.